Enau sebatang dua sigainya
Enau dalam konteks penulisan kali ini merujuk kepada sejenis rotan yang tumbuh dalam belukar, bukan pokok enau atau kabung. Ia tumbuhan yang tidak berdahan atau ranting, tumbuh subur dengan cara memanjat tumbuhan lain yang mengelilinginya bagi mendapatkan cahaya matahari.
Sigai pula adalah pasak atau palang yang dipasang di tiang untuk memanjat. Bayangkan apa yang akan berlaku jika enau terpaksa berhadapan dengan dua batang tiang atau sigai.
Jika ia dilambangkan sebagai manusia, pasti enau berada dalam dilema kerana terpaksa memilih sigai mana harus dipanjat demi kelangsungan hidupnya.
Ibrah yang dibawa oleh peribahasa indah itu mengingatkan penulis tentang pekerja dalam organisasi yang dipimpin oleh dua orang ketua semasa menjalankan tugas. Sama ada projek yang keperluannya hanya sementara atau aktiviti melalui struktur tetap, suatu tugas yang dipimpin atau dipantau oleh dua orang bakal mencetuskan pelbagai isu.
Jika pembahagian tugas atau peranan tidak dinyatakan dengan jelas, ia mencetuskan konflik, kekaburan, kekeliruan dan kecelaruan. Isu itu menyebabkan matlamat akhir gagal dicapai dan jika tercapai pun, ia mungkin telah memberi kesan kepada moral dan emosi pekerja.
Fenomena dua sigai menggambarkan kelemahan perancangan dan reka bentuk struktur organisasi. Organisasi yang dibentuk tanpa hierarki dan struktur yang jelas menyebabkan kesulitan dari segi rantaian arahan, perhubungan dan operasi organisasi secara keseluruhannya.
Pekerja dalam organisasi sebegini menghadapi masalah kerana dia tidak tahu dengan siapa harus dia berurusan, mengadu atau melapor.
Pengurus yang menyelia pekerja yang melapor selain kepadanya juga berhadapan masalah. Sebagai contoh, siapa yang bertanggungjawab menilai prestasi pekerja berkenaan dan siapa pula yang harus menetapkan sebarang imbuhan atau ganjaran.
Sebenarnya, organisasi boleh mewujudkan sistem dua ketua. Dalam teori organisasi ia dikenali sebagai struktur matriks. Struktur itu menjadikan hierarki rendah dan kuasa terpencar. Pekerja peringkat fungsian perlu melapor kepada ketua fungsian masing-masing, walaupun mereka tidak diselia secara langsung oleh pengurus fungsian terbabit. Pekerja sebaliknya bekerja di bawah pengawasan orang lain seperti ketua projek. Kompleks
Struktur organisasi yang mempunyai dua ketua dari segi operasi memerlukan sistem dan peraturan yang jelas serta hubungan kuasa yang mengawal bagaimana pekerja dalam organisasi bekerjasama dan berinteraksi. Ketua-ketua itu juga perlu jelas tentang penggunaan sumber yang terhad oleh pekerja yang melapor kepada mereka.
Struktur matriks itu juga perlu jelas menampakkan gabungan fungsian dan bahagian. Ini bermakna dalam melaksanakan sesuatu projek atau tugas khas, pekerja akan mengikut arahan daripada ketua projek, manakala jika melakukan tugas hakiki biasa, pekerja akan mengikut arahan pengurus bahagian pula.
Secara teori dan amalan dalam pengurusan organisasi, struktur matriks sememangnya kompleks dan melibatkan kos pelaksanaan yang tinggi. Dalam era perubahan ke arah kecekapan dan daya saing, struktur sebegini sesuai dilaksanakan oleh organisasi berskala besar yang menjalankan pelbagai projek secara sementara.
Struktur dua ketua itu juga sesuai untuk organisasi yang memberi perkhidmatan kepada pelanggan global yang memerlukan integrasi fungsi perniagaan dan tindak balas segera terhadap tuntutan pelanggan.
Sebelum melaksanakan struktur matriks, keupayaan sumber manusia organisasi harus diambil kira, kerana bukan semua mampu bekerja di bawah pengawasan dua orang ketua.
Merancang dan membentuk struktur organisasi bukanlah sesuatu yang mudah. Ia memerlukan pengalaman dan kajian mendalam sebelum sesuatu struktur dipilih dan dilaksanakan. Oleh yang demikian, pihak pengurusan harus bijak dalam mengguna pakai struktur matriks agar pekerja tidak menjadi enau yang pusing kepalanya demi memilih sigai mana yang harus dipanjat.
* Dr Zafir Khan Mohamed Makhbul ialah profesor daripada Fakulti Ekonomi dan Pengurusan Universiti Kebangsaan Malaysia
