Perancangan bukan hak mutlak bos
TIADA manusia pernah merancang untuk gagal, tetapi manusia sering kali gagal untuk merancang.
Kata-kata daripada sarjana bidang kemanusiaan, William J. Siegel itu menunjukkan peri pentingnya perancangan dalam segala aspek kehidupan. Dalam menelusuri kehidupan hari ini, kita tentunya pernah mendengar segala permasalahan yang berkait dengan pelaksanaan sesuatu pelan atau perancangan.
Keluhan demi keluhan kedengaran umpama baung di bawah bangkar oleh mereka yang terlibat dalam pelaksanaan yang tidak jelas pucuk pangkalnya. Mereka yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan perancangan tidak menyedari atau tidak pernah bersetuju tentang apa telah dibuat.
Ini adalah realiti yang boleh berlaku dalam kehidupan atau organisasi. Kedengaran “suara-suara sumbang” menyatakan pandainya kita dalam membuat perancangan tetapi bila tiba masa pelaksanaan, ia hancur lebur.
Dasar, polisi dan prosedur yang dibangunkan asalnya daripada kuasa perancangan tidak mengikut apa yang ditetapkan. Ada pula suara-suara yang menyatakan terlampau banyak polisi dan prosedur yang dibangunkan sehingga sukar bergerak dan menyekat kreativiti.
Suara-suara ini ada benar dan sebaliknya. Biasalah, manusia mana yang mudah berpuas hati. Ketidakpuasan hati mereka yang melaksanakannya akan lebih ketara apabila pelaksanaan tersebut meninggalkan kesan mendalam dan berpanjangan kepada individu atau kumpulan.
Kajian pengurusan dan kelakuan organisasi menunjukkan penglibatan adalah kunci utama kejayaan sesuatu perancangan. Tanpa penglibatan kecenderungan sesuatu perancangan menemui kegagalan adalah besar.
Realitinya, penglibatan semua pihak adalah amat diperlukan dalam perancangan. Penglibatan pekerja boleh meningkatkan kreativiti, pemahaman, penerimaan dan komitmen sehingga peringkat terakhir dalam perancangan.
Perlu diingat bahawa perancangan bukanlah aktiviti dan hak mutlak individu yang dipanggil ‘bos’ atau pembuat dasar.
Usaha mendapatkan sokongan daripada setiap peringkat yang terlibat hendaklah dilakukan sehingga ke peringkat pelaksanaan.
Susah atau senang merancang bergantung kepada liputan impak daripada perancangan yang dibuat. Ada kalanya yang dirancang tidak sama dengan yang dilaksanakan. Nama pun perancangan, pasti akan ada perubahan semasa melaksanakannya.
Perubahan ini memerlukan proses pengawalan dan pemantauan bagi memastikan matlamat utama yang ditetapkan dalam perancangan tercapai. Tanpa kawalan, perancangan tidak dapat memastikan sejauh mana apa yang direncanakan berjalan lancar.
Di samping itu, perancangan kontingensi atau ‘pelan B’ iaitu menjangkakan kejadian yang mungkin berlaku pada masa hadapan dan mengenal pasti tindakan sesuai untuk dilaksanakan bagi menghadapi situasi tersebut perlu diadakan.
Ada individu atau kumpulan yang tidak suka merancang tetapi mengambil sikap tunggu dan lihat (reaktif). Pada masa sekarang, sikap reaktif didapati banyak meninggalkan impak negatif dan meningkatkan kos serta menggugat produktiviti.
Proaktif atau reaktif, yang pastinya semua perkara dalam kehidupan individu dan kerjaya bermula dengan perancangan.
Teori pengurusan organisasi menunjukkan perancangan adalah fungsi pertama dalam mengurus sesebuah institusi. Kejayaan atau kegagalan organisasi terletak kepada perancangan yang telah dibentuk.
Kunci dalam suatu perancangan adalah objektif, yang mana objektif boleh ditakrifkan sebagai hasil dan kehendak terakhir yang khusus, ingin dicapai oleh sesuatu pihak.
Teori pengurusan juga menunjukkan asas perancangan yang baik meliputi peramalan, penggunaan senario, tanda aras dan penglibatan.
Menghadamkan teori dan pelaksanaan sebenar dalam perancangan mampu menjentik minda untuk lebih berhati-hati semasa merancang.
Memanglah baik mempunyai perancangan dalam kehidupan sama ada secara tidak formal atau termeterai di atas kertas sebagai dasar atau peraturan.
Namun, janganlah ia kelihatan cantik pada zahirnya, berwarna-warni dan indah di atas kertas, sedangkan pelaksanaannya umpama mimpi dalam mimpi yang menyakitkan dan penuh kebobrokan.
* Prof Dr Zafir Khan Mohamed Makhbul, Timbalan Dekan Fakulti Ekonomi dan Pengurusan Universiti Kebangsaan Malaysia
