DALAM keterujaan usahawan mengeluarkan produk dan menjualnya, jangan abaikan satu aspek perniagaan yang tidak kurang pentingnya, iaitu penyediaan penyata kewangan.
Hanya kerana ia memerlukan pengumpulan dan penyusunan data serta maklumat, di samping perlu mematuhi pelbagai peraturan dan prinsip, penyediaan penyata kewangan sering diabaikan sehingga ada perniagaan yang tidak dapat bertahan lama.
Secara ringkas, penyata kewangan menunjukkan prestasi kewangan sesebuah perniagaan dari segi untung rugi, di samping kedudukan kewangannya yang merangkumi modal, aset dan liabiliti.
Selain itu, terdapat juga penyata aliran tunai yang memberikan gambaran tentang pergerakan keluar masuk wang serta menentukan sama ada keuntungan yang dijana benar-benar mengukuhkan kedudukan kewangan perniagaan.
Walaupun undang-undang seperti Akta Syarikat dan Akta Cukai Pendapatan meletakkan tanggungjawab kepada usahawan untuk menyediakan penyata kewangan, keperluan terhadap penyata tersebut sebenarnya datang daripada keperluan perniagaan itu sendiri.
Sama seperti memandu kenderaan, kita perlu mengetahui kelajuan, suhu enjin, jumlah minyak yang berbaki dan pelbagai petunjuk lain. Maklumat ini membantu memastikan kenderaan tidak tersadai di tepi jalan atau dikenakan saman kerana melebihi had laju.
Begitu juga dalam perniagaan. Sebagai contoh, adakah harga jualan yang ditetapkan menghasilkan keuntungan yang mencukupi? Berapakah margin keuntungan yang diperoleh? Walaupun perkara ini boleh dikira secara kasar, penyata kewangan yang lengkap memberikan gambaran yang lebih tepat dan menyeluruh.
Adalah malang bagi usahawan sekiranya harga jualan produk sebenarnya berada di bawah kos pengeluaran. Tanpa penyata kewangan, bagaimana keadaan ini dapat dikesan?
Usahawan tidak perlu menjadi akauntan untuk menyediakan penyata kewangan. Apa yang penting ialah mendapatkan bantuan individu yang mempunyai kepakaran berkaitan atau melantik pihak luar untuk menjalankan fungsi tersebut.
Pada masa yang sama, perlu diwujudkan sistem pengumpulan dan penyusunan maklumat yang sesuai agar penyata kewangan dapat disediakan dengan tepat pada masa yang diperlukan.
Dalam era digital yang menyaksikan banyak transaksi perniagaan dijalankan secara elektronik, adalah penting untuk memastikan semua transaksi tersebut dihubungkan dengan sistem perakaunan.
Jika tidak, proses mengesan dan menyemak semula transaksi pada masa hadapan akan menjadi sukar.
Jika rekod disimpan di atas kertas, ia masih boleh dirujuk semula. Namun, apabila semuanya disimpan secara elektronik tanpa sistem yang teratur, penyusunan semula maklumat menjadi lebih mencabar.
Justeru, tiada alasan untuk menyediakan penyata kewangan hanya sekali setahun. Jika kaedah dan sistem yang sesuai digunakan, penyata kewangan boleh disediakan setiap minggu, walaupun mungkin tidak sesempurna penyata tahunan.
Yang penting, usahawan mempunyai maklumat asas yang diperlukan untuk menilai prestasi kewangan dan mengambil tindakan susulan bagi memperbaiki prestasi perniagaan.
Sebagai contoh, katakan kos bahan mentah meningkat akibat konflik geopolitik atau gangguan rantaian bekalan.
Tanpa kenaikan harga jualan, margin keuntungan akan mengecil dan titik pulang modal akan meningkat.
Untuk mengekalkan tahap keuntungan seperti sebelum peningkatan kos tersebut, perniagaan perlu menjual lebih banyak produk sekiranya tidak mahu menaikkan harga jualan.
Semua analisis ini hanya boleh dilakukan dengan berkesan melalui maklumat yang terkandung dalam penyata kewangan serta rekod operasi dan kewangan yang disusun secara sistematik.
Maklumat kewangan yang terkini juga boleh digunakan untuk menyelaraskan bayaran ansuran cukai pendapatan yang biasanya ditentukan berdasarkan anggaran pada awal tahun.
Sekiranya keuntungan merosot dan pendapatan bercukai dijangka lebih rendah, jumlah bayaran ansuran boleh dikurangkan. Ini penting kerana proses mendapatkan semula lebihan cukai daripada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) lazimnya mengambil masa. Langkah ini dapat membantu mengukuhkan aliran tunai perniagaan.
Pada pertengahan tahun 2026 ini, penyata kewangan yang terkini amat membantu usahawan menilai prestasi semasa perniagaan mereka.
Jika penyata kewangan hanya disediakan pada akhir tahun, bagaimana usahawan hendak mengetahui prestasi sebenar dan kedudukan perniagaan pada hari ini?