Cabaran mesyuarat secara maya
RAKYAT Malaysia masih berada dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan sehingga kini. Kebanyakan organisasi telah mula menyesuaikan operasi menerusi konsep bekerja dari rumah bagi kakitangan mereka termasuklah sektor pengajian tinggi.Salah satu tugasan yang utama bekerja dari rumah oleh kakitangan adalah pengurusan mesyuarat jabatan yang diadakan secara maya.
Ia telah mengundang pelbagai reaksi dan maklum balas oleh kakitangan seperti tempoh masa perbincangan yang panjang, pengendalian mesyuarat di luar perbincangan agenda ditetapkan dan maklum balas sehala jika dibandingkan dengan mesyuarat yang dijalankan secara fizikal.
Ini menimbulkan tanda tanya adakah pengurusan mesyuarat secara maya ini berupaya meningkatkan keberkesanan dalam memenuhi agenda mesyuarat dan menghasilkan keputusan yang tuntas? Penyelidik, Rizuan Zainal (2018) mendapati bahawa antara prasyarat yang perlu dipenuhi dalam menghasilkan mesyuarat yang efektif adalah keperluan mesyuarat dilakukan secara konsisten agar dapat memberi kesan positif terhadap pengurusan prestasi organisasi.
Steven G. Rogelberg, profesor University of North Charlotte, menerusi bukunya The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance (Oxford University Press, 2019) menyatakan bahawa dianggarkan purata masa hanya 50 peratus sahaja dari tempoh keseluruhan perjalanan mesyuarat adalah berkesan, digunakan dengan optimum serta mendapat fokus ahli-ahli yang hadir.
Bagaimanapun, jumlah keberkesanan masa ini menunjukkan corak penurunan iaitu semakin rendah melibatkan medium mesyuarat diadakan menerusi sistem jarak jauh atau maya. Ini menunjukkan mesyuarat secara maya perlu diuruskan dengan baik.
Berdasarkan pengalaman bertugas dari rumah, mesyuarat secara maya mempunyai kelebihan yang tersendiri berbanding mesyuarat secara fizikal. Diperhatikan secara umum menerusi kehadiran ahli mesyuarat adalah melebihi 95 peratus kerana ia bersifat fleksibel dari aspek keberadaan selagi mempunyai kemudahan akses capaian Internet.
Secara nilaian kasar ia menjimatkan kos dari aspek pengurusan masa, keraian dan perjalanan. Rekod secara digital dapat dihasilkan apabila menggunakan kemudahan sistem sokongan aplikasi yang tersedia. Ini membantu penghasilan minit mesyuarat dengan kadar segera. Penganjur mesyuarat boleh menggunakan pelbagai perkhidmatan aplikasi dalam talian yang ditawarkan secara percuma atau langganan berbayar seperti Zoom, Google Meet, Cisco Webex, Skype dan sebagainya.
Beban
Namun, tidak dapat dinafikan bahawa mesyuarat secara maya berhadapan dengan pelbagai isu dan cabaran. Akses kepada talian internet, tahap kelajuan capaian, penyediaan peranti dan kos yang tinggi dalam menyediakan infrastruktur merupakan cabaran yang dilihat membebankan terutamanya melibatkan kakitangan sokongan yang puratanya berada dalam kumpulan isi rumah B40.
Sekiranya capaian internet perlahan, maka mesyuarat ini akan menghadapi gangguan ketidakstabilan dari segi penyampaian, halangan komunikasi berkesan, gangguan emosi ahli mesyuarat dan membawa risiko kepada mesyuarat tidak dapat dilengkapkan penganjurannya. Selain itu, faktor emosi juga memainkan peranan di mana kita terdedah kepada kelesuan pandemik.
Kelesuan pandemik merupakan tindak balas semula jadi yang dijangkakan terhadap kesukaran yang berlanjutan dan berpanjangan dalam kehidupan seseorang individu disebabkan oleh pandemik. Antara ciri kelesuan pandemik adalah rasa tidak puas hati, terasing dan berada dalam putus asa.
Bayangkan apakah yang akan terjadi apabila mesyuarat secara maya ini dijalankan ketika salah seorang ahli mesyuarat mengalami kelesuan pandemik pada ketika itu? Faktor kawalan emosi juga didapati menjadi satu cabaran utama apabila mesyuarat dijadualkan pada waktu yang bertindihan dengan sesi Pengajaran dan Pembelajaran di Rumah (PdPR) anak-anak berlangsung. Ini secara tidak langsung memberi tekanan emosi kepada ibu bapa apabila terpaksa berkongsi peralatan digital mereka dengan anak mereka.
Situasi ini seterusnya berpotensi menyebabkan ahli-ahli mesyuarat mudah hilang fokus terhadap agenda perbincangan. Selain itu, faktor keselamatan, kerahsiaan dan status sulit perbincangan mesyuarat secara maya merupakan satu cabaran yang tidak boleh dipandang ringan kerana keputusan mesyuarat berisiko kepada unsur tidak amanah, sabotaj dan ketirisan maklumat organisasi kepada individu atau pihak yang tidak sewajarnya.
* Shamsiah Shamsudin ialah Penolong Pendaftar Kanan, Fakulti Muzik, Universiti Teknologi MARA (UiTM); Salmiwati Othman ialah Timbalan Pendaftar UiTM dan calon PhD (Pengurusan Pendidikan) Fakulti Pendidikan Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan Mohamad Nasaruddin Mahdzir ialah Timbalan Pendaftar UiTM dan calon PhD (Pengurusan), Fakulti Ekonomi dan Pengurusan UKM.
