PENGURUSAN rekod bertujuan menguruskan segala maklumat dan dokumen yang berekod bagi tujuan meningkatkan produktiviti dan keberkesanan perkhidmatan.  

Kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan adalah berkait rapat dengan kebolehan organisasi membuat keputusan yang berkualiti. Keputusan yang tepat, cekap dan berkesan pula bergantung kepada kemampuan memperoleh maklumat yang lengkap, tepat, boleh percaya dan terkini.

Tanpa maklumat yang lengkap dan teratur, pengurus tidak dapat mengambil keputusan yang baik. Dalam konteks inilah pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dilihat sebagai dapat menyumbang kepada akauntabiliti, ketelusan dan seterusnya mengangkat martabat dan kualiti perkhidmatan terutamanya agensi awam.

Sebahagian besar maklumat dalam agensi awam diwujud oleh organisasi itu sendiri. Maklumat dalaman ini sebahagiannya mempunyai nilai rekod dan tidak boleh didedah kepada pihak lain yang tidak berkaitan. Rekod adalah sumber maklumat yang boleh dipercayai dan ditentusah sebagai bukti kepada keputusan, tindakan dan transaksi. Selain daripada itu rekod mengandungi maklumat mengenai fungsi, polisi, keputusan, prosedur, operasi dan pelbagai maklumat lain mengenai organisasi.

Sebuah kerajaan yang membenar warganya mencapai maklumat kerajaan adalah kerajaan yang telus, bertanggungjawab dan melaksana mandat yang diberi oleh warganegaranya. Ketelusan membukti kepimpinan negara mengguna aset atau sumber negara secara berhemah dan bermanfaat untuk pembangunan dan kesejahteraan rakyat.

Ketelusan kerajaan dapat melatih warga negara menegak hak mereka kerana lazimnya jenayah ekonomi merupakan sesuatu yang sukar dibukti manakala hak rakyat pula merupakan sesuatu yang sukar dipertahan.

Bagi memasti keputusan atau tindakan yang dilakukan adalah tepat, rekod perlu dirujuk dan dijadikan panduan. Kepentingan pengurusan rekod elektronik (PRE) semakin dirasai a apabila kerajaan melaksana e-Kerajaan. Melalui e-Kerajaan, perkhidmatan kerajaan-rakyat seperti pendaftaran surat beranak, pendaftaran sekolah, pengeluaran dan pembaharuan kad pengenalan dan lesen serta pengisian borang percukaian dapat dilakukan secara transaksi elektronik.

Maklumat dalam rekod adalah penting kepada transaksi yang dilakukan oleh agensi awam kerana setiap transaksi dicatat, disimpan dan perlu dirujuk semula. Dalam era digital, maklumat merupakan elemen yang penting bagi menghasil perancangan strategik dan lazimnya datang dari maklumat dalaman atau rekod. Maklumat dalaman ini diguna bagi memantau aktiviti, perkembangan dan menjadi petunjuk pencapaian sesebuah organisasi. Melalui rekod juga kerajaan dapat memastikan segala usaha yang dijalankan adalah konsisten.

Pengurusan rekod dapat dibahagi kepada 3 domain utama iaitu domain perniagaan, domain pertanggungjawaban dan domain kebudayaan. Domain perniagaan memerlukan rekod yang dihasilkan oleh organisasi dikawal selia bagi menyokong aktiviti penting dalam pentadbiran kerajaan. Mengapa rekod perlu kawalan? Pertama, untuk memasti keputusan yang diambil memiliki status kebolehpercayaan, konsisten dan tidak diragui. Selain daripada itu, kerajaan yang baik tidak mengubah dasar pemerintahannya dengan kerap. Ini penting dalam memastikan pembangunan sesuatu negara.

Kedua, sifat rekod itu sendiri yang menjadi bukti sesuatu tindakan telah diambil. Ketiga, rekod perlu bagi memastikan kesinambungan pentadbiran terus berlaku. Rekod ini penting sebagai rujukan pada masa hadapan untuk membantu pentadbiran baharu tidak melakukan kesilapan yang sama, serta cuba mencipta semula sesuatu kitaran yang sedia ada (re-inventing the wheel).

Domain pertanggungjawaban menentu sama ada organisasi atau individu memenuhi tanggungjawab terhadap organisasi, perniagaan, undang-undang, sosial mahupun moral. Rekod yang tepat dan boleh dipercayai menjadi alat menjamin layana\n yang adil dan saksama kepada rakyat.  

Kadar jenayah rasuah yang tinggi dalam pentadbiran sesebuah negara adalah cerminan kepada kegagalan sistem pengurusan rekod seperti yang terbukti berlaku di Afrika. Kelemahan tersebut membolehkan pegawai awam mengguna kuasa dan kedudukan sewenang-wenangnya dan bebas melakukan apa sahaja kerana kelemahan yang timbul dalam sistem perekodan yang tidak dapat menyediakan bahan bukti.

Lantaran itu berlakunya ketidakadilan dan penindasan terhadap rakyat. Jelas pemantauan ke atas maklumat yang sahih, boleh dipercayai dan tepat dapat membantu pentadbiran mengatasi masalah rasuah, pemalsuan dan salah guna kuasa.

Domain kebudayaan pula merujuk kepada penyimpanan maklumat penting sesebuah negara bagi tujuan penyelidikan sejarah selain daripada menyedia perancangan sosioekonomi. Program pengurusan rekod yang baik  membantu pembentukan kerajaan yang baik, selain daripada menawarkan perkhidmatan yang berkesan dan cekap untuk rakyat.

Meskipun pengurusan rekod memberi banyak faedah, tetapi sering mendapat keutamaan yang rendah hanya kerana tidak menjana pulangan ke atas pelaburan yang dilakukan dalam bentuk material bagi suatu tempoh yang segera.

Pengurusan rekod hanya diberi perhatian sekiranya organisasi ditimpa malapetaka, bencana alam, kecurian, kebocoran maklumat, tindakan undang-undang dan bencana lain yang memerlukan rekod sebagai bahan bukti.

Kepentingan PRM perlu difahami kerana persaingan dalam era globalisasi dan revolusi industri ke-4, kini bertunjang kepada maklumat. Selain daripada itu, pengurusan rekod juga merupakan satu mekanisme kawalan kepada kerajaan supaya bergerak menuju ke arah pertanggungjawaban dengan merekod dan membukti semua aktiviti yang dilaksana sistem mahupun jentera kerajaan.

* Prof  Zawiyah Mohd Yusof & Left. Kol. Azlan Long Abdullah dari Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat Universiti Kebangsaan Malaysia